多元、機會與包容

目錄

• 一般資訊
• 諮詢
• 上訴
• 因利益衝突而提出的申訴
• EEO 責任
• 定義

就業歧視申訴手冊

一般資訊

§1.1 簡介

勞動力參與辦公室 (OWE) 持續致力於實現工作場所的可持續轉型，在這種工作場所中，微妙的、公開的、人際間的和正式的歧視已成為歷史。OWE 致力於協助各機構在整個投訴過程中促進公平、教育、培訓和維護員工的權利。

OWE 執行 DHRM Policy 2.05 平等就業機會，禁止歧視州政府員工和州政府就業申請人。

DHRM 政策2 . 05也禁止對提出歧視申訴、參與申訴流程或反對歧視行為的個人進行報復。

本 EEO 歧視投訴手冊的目的是為 Commonwealth of Virginia Executive Branch agencies 的現任和前員工和申請人提供有關提交 EEO 歧視投訴的指導，並為州機構領導人提供處理 EEO 投訴的標準化程序。

我們調查歧視投訴的司法管轄權僅適用於現任和前僱員，以及 Commonwealth of Virginia, Executive Branch agencies 的僱傭申請人，其員工受Virginia Personnel Act的涵蓋範圍。現任和前員工應檢討 § 2。2-2905。「某些官員和員工豁免 Virginia 人事法案」的章節，以確定他們向我們辦公室提交申請的資格。不受我們處理程序約束的員工應與其雇主聯繫，瞭解其既定的投訴程序，或向聯邦平等就業機會委員會提出投訴。

§1.2 OWE 聯絡資訊

勞動力參與
辦公室人力資源管理部
101 N. 14th Street, 12 Floor
Richmond, VA 23219
電話：804-225-2136
Web: https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
電子郵件:owe@dhrm.virginia.gov

§1.3 權限

勞動力參與辦公室（OWE）在Virginia人力資源管理部（DHRM）內運營。總體來說，每個人都致力於為聯邦提供廣泛的領導力，服務和指導。

OWE 執行總督有關平等機會和 DHRM Policy 2.05, Equal Employment Opportunity，以及 Virginia Human Rights Act, Title VII of the Civil Rights Act of 1964 和所有其他聯邦反歧視法律。

§1.4 作用

OWE 是歧視申訴的上訴機構，但只有在僱用機構對申訴進行審查和裁定，並發出最終機構裁定 (FAD) 之後，才會成為 OWE 的上訴機構。員工如果認為自己受到歧視，必須先向所在機構提出申訴，該機構將審查並有可能調查此事。如果員工對機構的決定不滿意，他們可以向 OWE 提出上訴。如需啟動申訴程序的協助，員工應聯繫其機構的人力資源部。

在極少數情況下，OWE 可能會直接接受歧視投訴。如果可能存在利益衝突 (COI)，OWE 將審查未經機構調查的投訴。這種情況需要特別考慮。

DHRM — OWE EEO 歧視投訴程序允許員工以下任何一項：

1. 就歧視指控的 FAD 提出上訴 ，或
2. 基於涉及機構領導層的利益衝突 (COI)提出歧視申訴。

OWE 將評估每項上訴和 COI 投訴，以決定是否接受或拒絕。如果接受，調查將在行政許可的情況下盡快進行。如果被拒絕，則 OWE 對此事的介入即告結束。

上訴和 COI 投訴的審核通常在3-4 週內進行。
一經接受，調查通常會在180 天內結束。

由於人手不足或其他不可避免的延遲，投訴審核和調查的時間可能會超過規定的時間，但這種情況很少發生。

OWE 不提供法律建議。尋求法律建議的員工應該聯絡雇用法律師以尋求指導。有法律問題的機構應聯絡總檢察長辦公室指派的律師。

§1.5其他機構資源

The Code of Virginia and Governor’s Executive Order prohibit discrimination in state workplaces on the basis of race, color, religion, national origin, sex, pregnancy, childbirth or related medical conditions, age, marital status, disability, sexual orientation, gender identity or expression, political affiliation, or status as a veteran.州政府員工可利用多種資源提出他們對歧視或其他工作場所事宜的疑慮。

民權總檢察官辦公室

總檢察長辦公室已成立民權辦公室 (OCR)，可接受有關就業歧視的投訴。

OCR 可以調查申訴、將申訴轉介給另一個有權力的機構，或尋求促進解決。

如果投訴未得到解決，您可能會收到一份通知，告知您有權就歧視索賠提起訴訟。如需更多資訊，請瀏覽OCR 網站，或致電 (804)225-2292 或發送電子郵件至 civilrights@oag.state.va.us。

勞資爭議解決辦公室

工作場所發生的申訴應得到公平且迅速的解決。在選擇合適的替代方案來解決工作場所問題或疑慮時，僱員和機構管理層可向僱傭爭議解決辦公室（「EDR」）和其機構的人力資源辦公室獲得信息和指導。雖然 EDR 顧問不提供法律建議，但他們可以幫助確定相關政策，並可以討論解決工作場所問題的各種選擇。

EDR 並不倡導員工或管理層，而是提供公正的服務，以協助解決工作場所爭議。EDR 負責管理投訴程序和調解程序。兩者都是解決工作場所糾紛的可行方案。

如有關 EDR 程序的具體問題，建議聯繫 EDR。EDR 位於人力資源管理學系，可以通過電話 804-786-7994 或 1-888-23-ADVICE (232-3842) 聯繫。更多信息可在 EDR 的網站上找到。如有任何法律問題，各機構應聯絡總檢察長辦公室指派的律師。

聯邦平等就業機會委員會

EEOC 是負責監督大多數聯邦就業歧視法律的聯邦機構。投訴可透過EEOC 網站提出。EEOC 將審查您提交的材料，並可能採取各種行動，包括進行調查、尋求通過調解解決問題，或向您提供「起訴權利」信，以便您提起訴訟。如需更多資訊，請致電1-800-669-4000 。

注意：這些資源運作所依據的適用法律和政策禁止因提出歧視申訴或參與申訴（例如提供證據支持申訴）而進行報復。如果您參與了這些資源之一，並認為您的雇主對您進行了報復，請聯絡適用的資源以報告報復行為。

諮詢

§2.1 員工諮詢

考慮提出申訴的員工可透過上述聯絡資訊，獲得有關上訴和歧視申訴的保密建議。請參閱§1 。1 聯絡資訊.

在諮詢過程中，OWE 人員將：

• 傾聽您的疑慮。
• 解釋相關法律和政策。
• 關於解決方案的建議。
• 轉介其他州或聯邦機構尋求協助。
• 解釋申請程序。

OWE不提供法律建議。尋求法律建議的員工應該聯絡雇用法律師。

§2.2 機構諮詢

OWE 也可為各機構提供有關建立平等就業機會 (EEO) 辦公室的指導。

OWE 人員將：

• 審查機構現行的 EEO 政策、工作人員組成和現有的申訴程序，提供 EEO 調查範本，並在申訴程序和合理遷就過程中提供諮詢。
• 制定量身定制的實施計劃，概述辦公室的結構、人員需求和報告層級。
• 為領導層和員工制定和舉辦培訓課程，以提高他們的意識和合規性。
• 建立資料收集與報告規範，以監控工作團隊的多樣性，並追蹤 EEO 目標的進度。
• 提供持續支援、定期政策審查和持續改善措施，使 EEO 辦公室的職能符合不斷發展的法律和組織要求。

上訴

OWE 負責審查和裁定機構內與平等就業機會 (EEO) 投訴有關的上訴。提供全面服務的 EEO 辦公室會處理初始投訴、調查和解決方案，與此不同的是，上訴辦公室只專注於重新審核機構做出的決定。其主要職能包括審查案件記錄、評估是否遵循了適當的程序，以及判定初步調查結果是否有誤。

該辦公室確保遵守聯邦和州的 EEO 法律，對上訴進行公正審查，並發出最終決定或建議。此外，如果在機構的調查過程中發現不一致之處，OWE 可能會就糾正行動提供指導，並建議政策和/或實務改進。OWE 的目標是為那些認為自己的申訴沒有得到妥善解決的員工提供一個公平公正的機制，加強員工對該機構對平等機會和非歧視承諾的信任。

§3.1 對機構最終決定提出上訴

OWE 是一個上訴機構，負責在僱用機構對歧視投訴作出裁定並發出 FAD 之後，對這些投訴進行審查。指控歧視的州政府員工必須先 向其機構 提出歧視申訴，以便進行審核和可能的調查。請聯絡您機構的人力資源部門以啟動程序。

OWE 使用線上申訴管理系統對該機構簽發的 FAD 提出上訴。OWE 只接受及時在線上提交的表格。請參閱§2。1 提出上訴的時間要求

§3.2 僱員提出上訴的要求

OWE 不再接受郵寄或紙張申訴表格。所有表格均應在線上填寫和提交。如果您需要協助，請聯絡我們的辦公室。

投訴人應遵循以下指示，以確保我們收到投訴。

1. 請造訪我們的網站，點選「如何提出上訴」。該鏈接將帶您到名為 DHRM 申請表的網頁，或者您可以點擊此處的鏈接。
2. 針對報告類型，按一下下拉選項並選擇EEO 上訴。
3. 完成所有標示星號（*）的部分。
4. 請僅選擇向貴機構提出的投訴被受理的依據。(例如，如果您的機構只接受年齡，請只選擇年齡）。
5. 簡短解釋您不同意貴機構最終決定的原因。
   • 在您的簡短陳述中應考慮包含的要素：
     • 導致您向貴機構提出 EEO 投訴的簡要事件時間表，包括所稱歧視的日期
     • 簡要提供支持您索賠的所有詳細資訊，以及您在提出申訴前為解決問題所採取的任何行動
     • 包括您不同意機構決定的原因，以及您認為他們未考慮的證據。
     • 請務必附上 FAD 副本
6. 請勿附上 FAD 以外的其他文件。請簽名確認，就您所知所信，您所分享的資訊均為真實資訊。

注意：提醒申訴人在此階段不能提出新證據。投訴人必須證明，根據調查期間已提出的證據，該機構應得出對其有利的不同結論。

一旦提交了投訴，就不需要採取進一步的行動。OWE 的調查員將審查申訴，並通知申訴人申訴情況。

OWE 不再接受郵寄或紙張申訴表格。所有表格均應在線上填寫和提交。如果您需要協助，請聯絡我們的辦公室。

如對上訴程序有疑問，您可以透過 (804)225-2136 與我們聯絡。您也可以發送電子郵件到我們的辦公室：owe@dhrm.virginia.gov。

§3.3 機構發出最終機構決定的要求

機構在撰寫最終機構決定 (FAD) 時應遵循以下指示。FAD 應該明確、全面，並包含以下關鍵要素：

• 標題和機構資訊 - 信件應包括機構名稱、簽發決定的辦公室和詳細聯絡資訊。
• 案件識別 - 請參考案件號碼、申訴人姓名以及與申訴和上訴程序相關的任何相關日期。
• 問題聲明 - 清楚概述申訴中提出的索賠，包括歧視、騷擾或報復的具體指控。
• 程序歷史 - 提供申訴程序的摘要，包括採取的主要步驟、進行的調查，以及任何先前的裁定。
• 適用法律和政策 - 參考適用於案件的相關聯邦和州 EEO 法律、法規和機構政策。
• 結果與分析 - 詳細說明考慮的證據、應用的法律標準，以及判決背後的理由。本節應個別處理每項索賠。
• 最終決定 - 清楚說明最終決定（例如，是否發現歧視）以及任何糾正行動（如適用）。
• 上訴權利及後續步驟 - 告知申訴人其上訴權利，包括時間要求、向何處提出上訴，以及任何可用的替代性爭議解決方案。
• 聯絡資訊 - 提供詳細聯絡資訊，以便進一步詢問或澄清有關決定。
• 簽名和日期 - 決定應由適當的官員簽名，並註明其職稱和簽發日期。

這可確保透明度、符合法律規定，以及將機構的決定清楚傳達給申訴人。

如對上訴程序有疑問或需要協助，您可以透過 (804)225-2136 與我們聯絡。您也可以發送電子郵件到我們的辦公室：owe@dhrm.virginia.gov。

§3.4提出上訴的時間要求

員工必須在FAD 日期後的 15 日曆天內向 OWE 提出上訴。

提出上訴的日期為上訴提交至我們線上入口網站的日期。

未及時提出上訴將導致上訴以行政方式結束，且只有在特殊情況下才可免於上訴。

因利益衝突而提出的申訴

§4.1條件

當以下任何一種利益衝突 (COI) 情況適用時，OWE 將直接處理歧視投訴：

1. 投訴的對象為機構主管。
2. 投訴的對象為EEO 經理。
3. 該投訴是針對HR總監。

註： 要符合 COI 案件的資格，犯下歧視行為的個人必須是上述所列人士之一。在所指控的事件中，僅有上述任何個人在場並 不足以將投訴歸類為 COI。在此情況下，應先向該機構提出申訴。請參閱下文的其他指引。

不被歸類為利益衝突（COI）的歧視案件將涉及對主管、經理或同事而不是對機構主管、EEO 經理或HR 總監的指控。

不被歸類為利益衝突（COI）的歧視案件將涉及對主管、經理或同事而不是對機構主管、EEO 經理或HR 總監的指控。

OWE 將評估此類投訴，以決定接受或拒絕。OWE 將立即以書面形式通知其決定。如果接受，則會在行政許可的情況下盡快進行調查。如果被拒絕，OWE 與此事的關係即告結束。

§4.2因利益衝突而提出申訴

請使用我們的網上申報系統 *，並按照以下說明確保我們收到您的投訴。

1. 請造訪我們的網站，然後按一下「如何提出利益衝突歧視」。該鏈接將帶您到名為 DHRM 申請表的網頁，或者您可以點擊此處的鏈接。
2. 針對報告類型，按一下下拉選項並選擇 EEO 利益衝突。
3. 完成所有標示星號（*）的部分。
4. 請選擇您的機構接受您的投訴的依據。
5. 簡述您認為自己受到歧視的原因。*如果您沒有這樣做，可能會延遲對您申訴的處理。*
   • a.在您的簡短陳述中應考慮包含的要素：
     • 事件簡表
     • 提供您認為受到歧視的所有人的姓名、電話號碼、職銜和受保護類別
     • 簡要提供支持您的主張的所有詳細資訊
6. 請提供簽名，以確認您所分享的信息符合您的最大知識和信念。

一旦提交了投訴，就不需要採取進一步的行動。調查員將審查申訴，並通知申訴人有關情況。

如對上訴程序有疑問，您可以透過 (804)225-2136 與我們聯絡。您也可以發送電子郵件至 owe@dhrm.virginia.gov 聯絡我們的團隊。

* OWE 將不再接受郵寄或紙質投訴表格。所有表格應填寫並在網上提交。如果您需要協助，請聯繫我們的辦公室。

請注意，向 Commonwealth 提交申請並不阻止您聯邦向美國平等就業機會委員會（EEOC）提交投訴。In the State of Virginia, an individual has 300 days from the date of alleged discriminatory incident(s) to file a charge with the EEOC against an employer with 15 or more employees for discrimination based on race, color, national origin, sex, religion, genetic information, and/or disability.在 Virginia，個人自被稱傷害之日起有 300 天，就可以向 EEOC 向有 20 或更多僱員的私人、城市或縣僱主，因年齡歧視而提起訴。

§4.3因利益衝突而提出申訴的時間要求

所有州政府雇員、前州政府雇員和州政府就業申請人，如果符合 §3 中概述的要求，均可提出歧視申訴。0條件。

符合上述要求的人士可在最後一項涉嫌歧視行為發生後的180 日曆天內向 OWE 提出歧視投訴。

提出申訴的日期為透過線上系統提交申訴的日期。

EEO 責任

§5.1 員工職責

認為自己遭受歧視、騷擾或報復的員工在考慮或提出平等就業機會 (EEO) 申訴時有特定的責任，以確保公平且有效率的解決程序。這些責任包括

瞭解 EEO 保護 - 員工應該熟悉 EEO 政策、法律，以及他們在聯邦、州和機構特定法規下的權利。

及時報告 - 必須在規定的時間內提出投訴（請參閱上文特定章節中的時間表和概述流程的機構政策），以確保符合審核資格。

提供準確完整的資訊 - 員工應清楚描述所指控的歧視或報復行為，包括日期、涉及的個人，以及任何相關細節或證明文件。

配合調查 - 員工應真誠參與調查、回應查詢，並提供所要求的證據或證人資訊以支持其聲明。若未在15 日曆天內回覆詢問，可能會導致其申訴被行政封閉。

舉證責任 - 員工應該瞭解，他們有責任提出足夠的證據來支持他們的指控，以證明他們的歧視或報復主張。

利用非正式解決方法 — 在提交正式投訴之前，鼓勵員工參與調解或替代爭議解決（ADR）（如果有），以盡可能最低的水平解決問題。有興趣調解的僱員應聯絡 DHRM 僱傭爭議解決辦公室 (EDR) 尋求諮詢。

保持專業操守 - 在提出申訴時，員工應遵守工作場所政策，避免可能影響調查的報復行為。

保護機密 - 員工應尊重所有當事人的隱私權，並避免分享案件的敏感細節，除非是處理過程中必要的細節。

在需要時尋求指導 — 員工可以諮詢其機構的 EEO 顧問、HR 代表或法律顧問，以了解他們的選擇和下一步。

透過履行這些責任，員工有助於確保公平、徹底且有效的 EEO 投訴程序，同時維護工作場所的誠信。

如果員工在其機構面臨不利的情況，應聯繫其 EEO/HR 辦公室。HR/EEO 工作人員會就是否處理投訴或提交歧視投訴的建議。

如果提交歧視投訴，僱員必須熟悉其機構的 EEO 政策、程序和相關表格，並獲得 HR/EEO 工作人員的指導。員工負責提供案件文件，因為舉證責任在於他們。

除 OWE 的利益衝突 (COI) 程序中概述的特定情況外，員工不得直接向 OWE 提出申訴。我們鼓勵員工查看並瞭解 OWE 的流程，並負責及時向 OWE 提交上訴或 COI。

雖然員工不能直接向 OWE 提出案件（COI 案件除外），但他們可以隨時尋求諮詢。OWE 可以就他們面臨的情況提供指導，並可能在適用的情況下引導他們進入適當的申訴程序。請員工注意，他們可以同時向其雇用機構和 EEOC 提出歧視申訴。

§5.2機構責任

各機構必須有接受過進行 EEO 調查訓練的 EEO 人員，最好是由平等就業機會委員會訓練學院提供的「新調查員訓練」。

機構主管、經理及監督應接受相關的 EEO 訓練。機構主管應瞭解機構內的投訴情況。

機構負責制定 EEO 政策聲明，並將此類政策告知員工。

機構必須告知員工和申請人他們的平等機會權利，並確保所有平等機會海報都張貼在員工和申請人都能看見的顯眼位置。

員工往往難以決定他們是否應該提出申訴或他們的情況是否構成歧視。為解決這個問題，應透過HR/EEO 辦公室提供培訓和諮詢。機構也可聯絡 OWE 以提供此類訓練。各機構也應通知員工他們有權諮詢 OWE 以獲得指導。

各機構必須制定 EEO 投訴程序，藉此收集與歧視指控有關的資訊。 機構的申訴程序應包括收集資訊的詳細表格，以及清楚指示員工如何填寫表格及提供所有資訊以建立案件。

機構必須及時且專業地回應所有歧視投訴。在收到歧視申訴後，機構必須及時確認申訴，並告知申訴人處理程序的下一步。及時的回應對於顯示機構解決歧視問題、確保公平和維護信任的承諾是非常重要的。確認收到投訴有助於向員工保證他們的疑慮會得到認真處理、提高透明度並將升級的可能性降至最低。這也有助於營造一個互相尊重且合規的工作環境，與機構迅速處理歧視問題的法律和道德責任保持一致。

必須及時收到投訴，並由上述受過訓練的員工調查案件。案件的受理和調查應該有一個時間表。此時限應告知員工。機構調查員必須以書面形式通知員工投訴已被受理。 接受函應包括提出投訴的時間、員工提出的指控和問題，以及機構已接受調查的指控和問題。機構必須在調查結束時發出最終決定。

機構必須告知員工，如果他們不滿意其僱用機構發出的最終決定，他們有權向DHRM's Office of Workforce Engagement 提出上訴。 機構 EEO 人員應熟悉DHRM 的申訴程序，以協助員工向 FAD 提出上訴（如上文所述），或在DHRM 直接受理申訴的情況下直接向DHRM 提出申訴（如DHRM 歧視申訴程序的 COI 部分所述）。

為了保護員工在15 日曆天內對 FAD 提出上訴的權利，FAD 的日期必須與提交給員工的日期相同。

如果員工對 FAD 提出上訴且上訴被 OWE 接受，機構的人力資源辦公室和/或 EEO 辦公室必須提供機構 FAD 的副本，包括員工的投訴表格副本、接受信、員工提交的附件。

目前沒有上述 EEO 投訴程序的機構，應聯絡 OWE，以獲得建立全面 EEO 程序的諮詢和支援。

§5.3機構強制性 EEO 報告要求

機構負責根據 DHRM 的要求填寫和提交每兩年一次的 EDR/EEO 個案報告。為此，各機構必須保存所有提交案件的記錄和相關資訊，這一點極為重要。各機構也應包括已向 EEOC 提出的案件。報告的病例不應彙總。機構必須單獨列出每個案件，並包括每個案件的指控數量、問題、目前狀況和結果。

OWE 將通知各機構何時應完成此類報告並交回 OWE。如對本報告有任何疑問，請聯絡 OWE。

6.0 定義

年齡： 歧視40 年齡或以上的員工。

機構主管：州政府機構的處長、專員或其他指定主管，或獲授權代表機構主管行事的個人。

上訴：僱員在收到有關 EEO 投訴的最終機構決定 (FAD) 後提出上訴的程序。

基礎（受保護類別）：員工認為導致在工作場所受到不公平待遇或歧視的具體原因或特徵（如種族、性別、年齡、殘障等）。

舉證責任：指申訴人（員工）有責任提供足夠的證據來支持其歧視、騷擾或報復的申訴。申訴人必須證明他們受到了基於受保護特徵（如種族、性別、殘疾或年齡）的不利待遇，而且這種待遇違反了 EEO 法律。

膚色：基於膚色的歧視，不論其種族為何。

投訴：由員工提出的正式指控，聲稱有違反 EEO 法律的歧視、騷擾或報復行為。

利益衝突（COI）：由於涉及高層領導人（機構主管、HR 總監或 EEO 總監）的歧視而引起潛在衝突的情況。

殘障：基於身體或精神損傷的歧視，嚴重限制一項或多項主要生活活動。

歧視：基於受保護特徵（如種族、性別、殘障或年齡）而對個人或團體的不公平待遇。請參閱DHRM 政策 2。05, 平等就業機會

平等就業機會 (EEO)：不論受保護的特徵為何，所有員工均應在就業決策中獲得公平待遇的原則。

EEO 調查員：接受過進行 EEO 調查訓練的個人。

EEO 經理：負責處理 EEO 相關事宜（包括歧視投訴調查）的個人。

最終機構決定 (FAD)：機構就正式的歧視申訴向申訴人發出的書面決定，解釋申訴結果並說明上訴資訊。

遺傳資訊：基於個人遺傳資訊（包括家族病史）的歧視。

申訴：使用申訴表格 A 提出書面申訴，說明所挑戰的管理行為和疏漏、支持申訴的事實以及所要求的救濟。

HR Director：負責監督所有 HR 運作的個人。

調解：自願程序，透過此程序，個人可在調解員的協助下，就解決工作相關問題達成協議。

國籍：基於員工出生地、祖先、文化或語言的歧視。

種族：基於員工的種族（或歷史上與種族相關的特徵，包括髮質、髮型和保護性髮型，例如辮子、鎖和麻花辫）或民族的歧視。

宗教：基於員工宗教信仰或習俗的歧視。

報復：對參與受保護活動（如提出申訴或參與調查）的員工採取歧視或不利行動。