資訊自由法（FOIA）

維吉尼亞州資訊自由法案 (FOIA)，位於 § 2 。 2 - 3700等。弗吉尼亞法案的後續條，保證聯邦公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。

公共記錄是指任何由公共機構或其人員、僱員或代理人在公共事業交易中擬備或擁有或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、錄音或視頻錄製或任何其他格式的書面或錄音（不論它是紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式）。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。

FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是促進所有人對政府活動的認識提高。為進一步推進此政策， FOIA 要求對法律進行寬泛的解釋，以支援查閱，而對允許保留公共記錄的任何豁免則必須進行狹義的解釋。

您的 FOIA 權利

• 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
• 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
• 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地方法院或巡迴法院提出請願，要求強制遵守 FOIA。

向人力資源管理學系提交紀錄要求

• 您可以透過美國郵政、傳真、電子郵件、親自或打電話申請記錄。FOIA 並不要求您的請求必須以書面形式提出，您也不需要特別說明您是根據 FOIA 請求記錄。
  • 從實用的角度來看，將您的請求以書面形式提出可能對您和接收您請求的人都有幫助。這使您能夠創建您的請求記錄。這也為我們提供了您所要求的記錄的明確說明，以避免因口頭要求而產生誤解。然而，如果您選擇不以書面形式提出 FOIA 請求，我們不能拒絕回應。
• 您的請求必須以"合理的具體性指出您所尋求的記錄。"這是一個常識性的標準。這並未提及或限制您所要求的記錄數量；相反，它要求您提供足夠的具體資訊，以便我們能夠識別和找到您所要求的記錄。
• 您的請求必須要求提供現有的記錄或文件。FOIA 賦予您檢查或複製記錄的權利；它不適用於您詢問有關人力資源管理部工作的一般性問題的情況，也不要求人力資源管理部創建不存在的記錄。
• 閣下可選擇接收人力資源管理學系在正常業務期間使用的任何格式的電子記錄。
  • 例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本
• 如果我們對您的要求有疑問，請與員工的努力合作，以澄清您正在尋找的記錄類型，或嘗試就對大量要求的回應達到合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。

如要向人力資源管理學系索取記錄，您可以將您的要求轉向 Mecca Hall，通過以下地址：

• 101 第 14 街 12 樓
• 電話-(804) 773-0247 傳真-(804) 371-7401
• 電子郵件 -提交 FOIA 請求

如有關向人力資源管理學系索取記錄的問題，您也可以與我們聯繫。此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您有關 FOIA 的任何問題。議會可以透過電子郵件聯絡：foiacouncil@dls.virginia.gov，或通過電話至 (804) 225-3056 或 [免費電話] 1-866-448-4100。如需對人力資源管理部對 FOIA 請求的回應發表評論，請填寫公眾意見表。

人力資源管理部回應您的要求方面的責任

• 人力資源管理部必須在收到您的要求後五個工作日內回應。" 第一天 " 被視為收到您的請求後的一天。五天期間不包括週末或節假日。
• 您向人力資源管理部索取公共記錄背後的原因與我們無關，我們無法在回應您的請求之前詢問您索取記錄的原因。然而，FOIA 允許人力資源管理部要求您提供您的姓名和法律地址。
• FOIA 要求人力資源管理部在五天期限內對您的請求做出以下答覆之一：
  我們將向您提供您所要求的全部記錄
  我們將保留您所要求的所有記錄，因為所有記錄都受到特定法定豁免的約束。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
• 我們提供您所要求的部分記錄，但保留其他記錄。如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。在此情況下，我們可能會編輯可能需要保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。我們必須向您提供書面回覆，說明《維吉尼亞州法典》中允許保留所要求記錄部分的具體條款。
• 如果人力資源管理部實際上無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明，解釋使回應不可能的條件。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
• 如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出更多時間來回應您的請求。然而， FOIA要求我們在向法院申請更多時間之前，盡合理努力與您就製作或記錄達成協議。

成本

• 您可能需要支付您向人力資源管理部要求的記錄費用。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
• 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $200，我們可能會要求您在繼續處理您的要求之前支付一筆不超過估算金額的押金。我們回應您的請求的五天時間並不包括我們要求您支付訂金和您回應之間的時間。
• 您可以要求我們預先估算提供您所要求的記錄的費用。這將使您能夠預先了解任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低預估費用。
• 如果您因先前的 FOIA 請求而欠我們錢，且該款項已超過30天未付款，人力資源管理部可能會要求您先支付逾期帳單，然後才會回覆您的新的 FOIA 請求。
• 參見DHRM FOIA 費用政策。

常用的豁免

弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。人力資源管理學系通常會在下列豁免下列情況下保留記錄：

• 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法典的 (1))
• 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1(3))
• 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6))
• 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1(12))